Contestar el teléfono, transfiera las llamadas y toma de mensajes según sea necesario.
Organizar documentos de archivos.
Llevar inventario de uniformes y equipo de seguridad.
Escanea y digitaliza archivos.
Llevar registro de vacaciones e incapacidades.
Verificar referencia de candidatos.
Llevar cronología de los seguros y garantiza que cada persona tenga la información referente a los mismos
Brindar soporte de archivos al área contable
Responsable de descuentos directos del personal de la empresa
Preparar la programación y los calendarios de eventos según sea necesario.
Estar pendiente a la agenda, documentos y todo lo que requiera el Representante Legal y Gerencia de Recursos Humanos, en temas comerciales, financieros y administrativos.
Organiza y apoya agenda de Gerencia, según sea necesario.
Publicación de anuncio / reclamos, entre otros, en los diarios de circulación.
Ayudar con la organización de reuniones, inscripción de seminario, entre otros.
Apoya organizando capacitaciones para los diferentes equipos.
Reporta eventualidades a tiempo a la Gerencia General y Gerencia de Recursos Humanos.
Atiende las comunicaciones o necesidades de los miembros, así como los concerniente a las visitas a Panamá por parte de algún miembro del equipo del interior del país, tales como coordinación de transporte, alojamiento, alimentación, entre LEVANTAMIENTO DE PERFIL otras.
Manejo de insumo de cafetería, limpieza, papelería: Estar pendiente del stock de cafetería y papelería para suplir las necesidades de los colaboradores. Montar las ordenes de compra de estos consumibles y hacer gestión con el proveedor.
Apoyar a Recursos Humanos con la contratación y asistencia de empleados, por ejemplo, organizar paquetes, hacer comprobaciones de referencia, programar orientación, seguimiento de documentos orientar los nuevos empleados, publicar anuncios de selección, organizar expedientes, recibir y notificar a Gerencia las discapacidades de cualquier colaborador, llevar y actualizar listados de discapacidades de colaboradores.
Organizar órdenes de compra de insumos, uniformes carné para personal de la empresa.
Ayuda y organiza documentación de la empresa en los correspondientes archivos.
Realización de órdenes de compra según instrucciones de su Superior.
Registro de proveedores y clientes: Realizar procesos para inscripción como clientes antes proveedores de bienes y servicios y de la misma manera solicitar y hacer seguimiento de solicitud de documentación.
Apoyo RRHH, con respecto a nuevos ingresos: cotizar y comprar equipos de ingresos • celulares, laptops, elementos escritorio, creación correos electrónicos, adquisición de nuevas líneas móviles, carné corporativo.
Apoyo HSE: Coordinar, agendamientos y pagos de prueba COVID.
Apoyo personal: Apoyo general a los diferentes jefes de área de acuerdo con los requerimientos que puedan surgir a nivel administrativo, comercial y financiero.
Articulo promocionales: Realizar la solicitud de articulo promocionales de acuerdo con el requerimiento del Country Manager o Gerente de Ventas autorizado por el Country Manager.
Organizar, correspondencia entrante y saliente e informes para el Country Manager y los Directores.
Monitorear y reportar a Recursos Humanos la asistencia, puntualidad, y días de reposo del • personal administrativo, bodega, contabilidad y equipo de ventas.
Prepara de acuerdo con lo aprobado cartas de referencia laboral, y comunicaciones que • necesite el equipo.
Archivar documentos de la empresa.
Requisitos
Estudios: Universitarios completos o pronto a finalizar de las carreras: Preferible Administración y RRHH.
Poseer experiencia en posiciones similares de 2 a 3 años. (Deseable). Mínimo 2 años.
